Politica de confidențialitate și informare GDPR

Acest document descrie prelucrările aferente site-ului autolaschimb.ro, cererilor de ofertă și rezervare, contractelor de închiriere și solicitărilor pentru vehicule de înlocuire. Textul trebuie verificat față de fluxurile efective, furnizorii și perioadele de păstrare aplicate de societate înainte de publicare.

1. Cine este operatorul de date

AUTO LA SCHIMB S.R.L., CUI 41168916, nr. registrul comerțului J2019002342232, sediu declarat: oraș Pantelimon, str. La Meri nr. 21, camera 1, județul Ilfov, prelucrează datele personale în calitate de operator în situațiile descrise mai jos. Contact pentru solicitări privind protecția datelor: contact@autolaschimb.ro. Dacă societatea a desemnat un responsabil cu protecția datelor sau o adresă dedicată, aceasta trebuie comunicată suplimentar în versiunea aprobată.

2. Ce categorii de date pot fi prelucrate

În funcție de interacțiune, putem prelucra: nume și prenume, date de contact, detalii despre perioada și locul închirierii, vehiculul solicitat, informații de facturare, corespondența și istoricul cererilor, date necesare identificării și verificării permisului la predare, date din contract și procese-verbale (kilometraj, constatări, fotografii ale vehiculului), informații despre incidente, plăți și garanții și date tehnice de securitate (de exemplu, adresa IP și jurnalul cererilor). Nu solicităm prin formularul public CNP, fotografii ale actelor ori informații despre sănătate; dacă acestea sunt necesare legal sau contractual, se folosesc canale controlate.

3. Scopuri și temeiuri juridice

Folosim datele pentru: (a) răspunsul la solicitări și pregătirea ofertelor – art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, demersuri precontractuale; (b) gestionarea rezervării, executarea contractului, predare/returnare și comunicări operaționale – art. 6 alin. (1) lit. b); (c) facturare, evidențe contabile și obligații legale – art. 6 alin. (1) lit. c); (d) prevenirea fraudei, securitatea platformei, gestionarea reclamațiilor și apărarea drepturilor – art. 6 alin. (1) lit. f), după evaluarea intereselor legitime; (e) comunicări de marketing facultative și tehnologii neesențiale, acolo unde legea cere, exclusiv pe baza consimțământului distinct – art. 6 alin. (1) lit. a). Consimțământul poate fi retras pentru viitor fără să afecteze legalitatea prelucrărilor anterioare retragerii.

4. De unde provin datele și dacă sunt obligatorii

În principal, datele sunt primite direct de la persoana vizată, reprezentantul clientului sau de la partenerii implicați în cererile RCA/CASCO, în limitele legii. Câmpurile necesare ofertării ori contractului sunt indicate în formulare; fără acestea poate să nu fie posibilă pregătirea ofertei sau prestarea serviciului. Datele opționale nu condiționează contractarea. La preluarea indirectă a datelor se furnizează informațiile impuse de art. 14 GDPR, după caz.

5. Destinatari și persoane împuternicite

Accesul este acordat personalului autorizat și, când este necesar, furnizorilor de găzduire și mentenanță IT, de e-mail/comunicare, contabilitate, procesare a plăților, asigurări, asistență și serviciilor de închiriere. Autoritățile publice pot primi date atunci când există obligație sau temei legal. Furnizorii care prelucrează date în numele nostru trebuie să fie supuși instrucțiunilor și măsurilor contractuale aplicabile. Lista și localizarea furnizorilor efectiv utilizați trebuie confirmate în evidența internă a societății.

6. Transferuri internaționale

Dacă un furnizor implică transferuri în afara Spațiului Economic European, acestea trebuie efectuate doar pe un mecanism legal adecvat, cum sunt o decizie de adecvare sau clauzele contractuale standard, însoțite de măsuri suplimentare atunci când sunt necesare. Detaliile concrete despre furnizorii și garanțiile aplicabile pot fi solicitate la adresa de contact indicată mai sus. Nu presupunem că toate serviciile tehnice sunt găzduite exclusiv în România.

7. Cât timp păstrăm datele

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar scopului colectării: cererile fără contract până la încheierea gestionării și perioada justificată pentru clarificări sau litigii; contractele, facturile și documentele de plată pe durata impusă de legislația fiscală și contabilă; sesizările și dovezile de incident pe durata necesară soluționării și exercitării drepturilor; jurnalele de securitate pe perioada proporțională cu riscurile. La expirarea termenelor relevante se aplică ștergerea, anonimizarea sau arhivarea justificată. Termenele exacte utilizate operațional trebuie documentate în politica internă de retenție și pot fi comunicate persoanei vizate la cerere.

8. Drepturile persoanei vizate

În condițiile Regulamentului (UE) 2016/679, beneficiați de dreptul la informare, acces, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, portabilitate (în condițiile legii), opoziție față de prelucrările întemeiate pe interese legitime și retragerea consimțământului, dacă acesta este temeiul prelucrării. Puteți depune o cerere la contact@autolaschimb.ro. Vom răspunde în termenele prevăzute de GDPR, după verificarea necesară a identității solicitantului.

9. Plângeri și autoritatea competentă

Dacă apreciați că datele dumneavoastră sunt prelucrate nelegal, puteți sesiza Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), prin informațiile publicate pe www.dataprotection.ro, fără a pierde dreptul de a utiliza alte căi legale de atac.

10. Cookie-uri, jurnalizare și servicii terțe

Platforma poate utiliza tehnologii strict necesare autentificării, securității, funcționării rezervărilor și memorării opțiunilor tehnice. Cookie-urile de analiză, publicitate și alte tehnologii care necesită acordul persoanei vor fi utilizate doar după informarea și alegerea valabilă a utilizatorului, dacă sunt efectiv instalate. Prezenta informare nu înlocuiește o interfață de consimțământ pentru cookie-uri neesențiale; aceasta trebuie configurată separat dacă astfel de tehnologii sunt folosite.

11. Decizii automatizate și profilare

Disponibilitatea și estimarea tarifului pot fi calculate automat pe baza intervalului, modelului și regulilor comerciale aprobate. Aceste operațiuni nu constituie, prin ele însele, decizii individuale automatizate cu efecte juridice sau similare semnificative în sensul art. 22 GDPR. Dacă vor fi introduse asemenea procese, informarea va fi actualizată înainte de utilizare.

12. Securitate, actualizări și contact

Folosim controlul accesului pe roluri și măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor, fără a promite securitate absolută. Informarea se actualizează când se modifică operațiunile sau cerințele legale. Versiunea publicată și data actualizării sunt disponibile pe această pagină. Pentru clarificări: contact@autolaschimb.ro.

Referințe normative

Regulamentul (UE) 2016/679 · ANSPDCP.